Schon länger finden Telefon- und Videokonferenzen in Management-Meetings Verwendung. Unterwegs zu sein, stellt dank mobiler Geräte und Netzwerke keine Hürde mehr dar, an Besprechungen teilzunehmen. Doch nicht nur die Art, an Meetings teilzunehmen – auch die Meetingräume selbst lassen sich innovativer gestalten:
- Besprechungsräume können über ein digitales Raumbuchungssystem (Computer Aided Facility Management System) reserviert werden. Dort lässt sich einsehen, wann ein Raum frei ist. An einem Buchungskiosk im Eingangsbereich lassen sich Räume sofort nach der Ankunft im Bürogebäude reservieren. Auch das Serviceteam am Empfang kann persönlich oder telefonisch aufgegebene Buchungen in das System eingeben. Tablets, die neben den Türen des Meetingraumes angebracht sind, zeigen den aktuellen Belegungsstatus an. Die betreffenden Räume lassen sich außerdem direkt über das Tablet buchen. Dank einer LED-Anzeige ist gut zu erkennen, welche Räume auf der Etage verfügbar sind und welche nicht.
- Computerbildschirme können für alle sichtbar auf interaktiven Konferenzbildschirmen geteilt und vergrößert werden. Die Verbindung erfolgt drahtlos über Bluetooth oder das WLAN-Netzwerk. Änderungen an Dokumenten oder Präsentationen lassen sich dadurch sowohl vom Computer als auch am Bildschirm selbst machen.
- Großbild-Devices, wie Microsofts Surface Hub, lassen sich als digitale Whiteboards nutzen. Notizen, die sonst auf Flipcharts gemacht werden, können darauf festgehalten werden – ohne Verwendung von Papier. Sie sind somit direkt digital verfügbar und können nach dem Meeting per E-Mail mit allen Teilnehmenden geteilt werden.
Und die Technologien entwickeln sich stetig weiter: Mithilfe von künstlicher Intelligenz wird das Management-Meeting in Zukunft noch effizienter:
- Digitale Whiteboards können mithilfe von kabellos verbundenen Tablets direkt vom Sitzplatz aus beschrieben werden. So kann jeder im Raum, ob sitzend oder stehend, Ideen und Vorschläge direkt einbringen.
- Eine Spracherkennung kann Protokolle in Echtzeit erstellen. Es ist sogar möglich, dass sie ausgesprochene Aufgaben und To-Dos erkennt und als solche kennzeichnet.
- Ein digitaler Dolmetscher übersetzt fremde Sprachen simultan zum gesprochenen Wort. So lassen sich Sprachbarrieren überwinden.