Speak Up-Policy

Entsprechend den Werten und dem Verhaltenskodex von ISS ist unsere geschäftliche Integrität eine Grundlage unserer Unternehmensgruppe. ISS verpflichtet sich, die Geschäftstätigkeit entsprechend allen Rechtsvorschriften und nach höchsten ethischen Standards durchzuführen.

ISS hat eine Speak Up-Policy und ein Meldesystem eingeführt, das es Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und anderen Stakeholdern ermöglicht, Bedenken auf vertrauliche Weise zu melden.

Wenn Sie Mitarbeitender, Kunde, geschäftlicher Kontakt oder anderweitiger Stakeholder sind und meinen, dass ein Verstoß gegen den Verhaltenskodex von ISS, unsere Richtlinien oder relevante Gesetze und Vorschriften vorliegt, bitten wir Sie, dies anzusprechen und zu melden. Durch die Meldung handeln Sie im Sinne unseres Verhaltenskodex und unserer Werte und tragen dazu bei, unser Geschäft und unseren Ruf zu schützen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Anliegen zu melden. Je nach Art und Schwere des Problems können Sie sich zuerst an Ihren Vorgesetzten oder Manager, den lokalen Head of People & Culture, den lokalen Legal Director oder den lokalen CFO wenden.

Speak Up-System

Wenn Sie ein Anliegen im Rahmen der Speak Up-Richtlinie melden möchten, können Sie für die Meldung das Speak Up-System nutzen. Die gesamte Kommunikation erfolgt anonym und vertraulich, sofern Sie nichts anderes wünschen. Um die Untersuchung der Angelegenheit zu erleichtern, sollten Sie jedoch erwägen, sich zu identifizieren und Ihr Anliegen ausreichend detailliert zu erläutern.

Sie können eine Meldung über das Speak Up-System machen, das von einem unabhängigen Drittanbieter betrieben wird. Auf das Speak Up-System kann über die lokale Unternehmenswebsite in Ihrer Landessprache sowie auf der Website der Group ISS World Services zugegriffen werden. Das ISS Speak Up-System ist sowohl für Mitarbeitende als auch für Dritte rund um die Uhr zugänglich. Sie können Meldungen in mehreren Sprachen abgeben.

Wenn Sie eine Meldung registrieren, protokolliert das System nicht die IP-Adresse des von Ihnen verwendeten Computers oder Mobilgeräts und verwendet keine Cookies.

 

Sie können jederzeit eine Meldung über die in Ihrem Land eingerichtete lokale Festnetz- oder gebührenfreie Nummer machen. Die mit Mitarbeitenden besetzte Speak-Up-Hotline wird von einem unabhängigen Drittanbieter betrieben, der vertrauliche und anonyme Meldungen ermöglicht.

Sie können mit dem Callcenter-Mitarbeitenden sprechen und sich von einer dolmetschenden Fachkraft unterstützen lassen. Bitte beachten Sie, dass es bei der Meldung eines Falls über die Telefon-Hotline zu Wartezeiten kommen kann, bis ein Mitarbeitender und/oder eine dolmetschende Fachkraft Ihren Anruf entgegennehmen kann. Wenn Sie in einer anderen Sprache als Englisch sprechen möchten, müssen Sie den Mitarbeitenden bitten, sich mit Ihrer dolmetschenden Fachkraft in Verbindung zu setzen. 

ISS Speak-Up – Hotline-Nummern:

*Chinesische 400-Nummern sind der beliebte Ersatz für die traditionellen 800-Nummern in China, da Mobiltelefone nicht auf gebührenfreie 800-Nummern zugreifen können. Den Anrufern werden nur die minimalen Ortstarife berechnet.

Australien
0282527800 (lokale Nummer)
1800497187 (gebührenfreie Nummer)

Österreich
+4314360040 (lokale Nummer)
0800376306 (gebührenfreie Nummer)

Belgien
023133743 (lokale Nummer)
080076934 (gebührenfreie Nummer)

Kanada
4377025955 (lokale Nummer)
8888842898 (gebührenfreie Nummer)

Chile
229381090 (lokale Nummer)
800914136 (gebührenfreie Nummer)

China
4006137002 (Ortstarif*)

Tschechien
234076513 (lokale Nummer)
800701054 (gebührenfreie Nummer)

Dänemark
78713897 (lokale Nummer)
80887692 (gebührenfreie Nummer)

Finnland
0942720554 (lokale Nummer)
0800913363 (gebührenfreie Nummer)

Frankreich
0973053684 (lokale Nummer)
0801230213 (gebührenfreie Nummer)

Deutschland
032 229990192 (lokale Nummer)
08001817865 (gebührenfreie Nummer)

Hongkong
1756844 (lokale Nummer)
800969226 (gebührenfreie Nummer)

Ungarn
0613237548 (lokale Nummer)
0680080385 (gebührenfreie Nummer)

Indien
08071279845 (lokale Nummer)
0008000503120 (gebührenfreie Nummer)

Indonesien
02150996849 (lokale Nummer)
00180349248340560 (gebührenfreie Nummer)

Irland
014311025 (lokale Nummer)
1800851328 (gebührenfreie Nummer)

Italien
00230578564 (lokale Nummer)
800035837 (gebührenfreie Nummer)

Japan
0345639645 (lokale Nummer)
0120120764029 (gebührenfreie Nummer)

Litauen
37066101878 (lokale Nummer)
880031790 (gebührenfreie Nummer)

Malaysia
01546000734 (lokale Nummer)
1800814501 (gebührenfreie Nummer)

Mexiko
3321010021 (lokale Nummer)
018008804560 (gebührenfreie Nummer)

Niederlande
0202628687 (lokale Nummer)
08000227086 (gebührenfreie Nummer)

Neuseeland
098886471 (lokale Nummer)
0800444143 (gebührenfreie Nummer)

Norwegen
+4732993095 (lokale Nummer)
80024584 (gebührenfreie Nummer)

Polen
221530052 (lokale Nummer)
0800 1210192 (gebührenfreie Nummer)

Portugal
0304502654 (lokale Nummer)
800815004 (gebührenfreie Nummer)

Rumänien
0312295179 (lokale Nummer)
0800890461 (gebührenfreie Nummer)

Singapur
31051279 (lokale Nummer)
8008528454 (gebührenfreie Nummer)

Spanien
900953465 (gebührenfreie Nummer)

Schweden
+46731214174 (lokale Nummer)
0200890030 (gebührenfreie Nummer)

Schweiz
0225510224 (lokale Nummer)
0800225221(gebührenfreie Nummer)

Türkei
3124010137 (lokale Nummer)
08006212206 (gebührenfreie Nummer)

Vereinigte Arabische Emirate
0600521603 (lokale Nummer)
800085231027 (gebührenfreie Nummer)

Großbritannien
02039877736 (lokale Nummer)
08082389893 (gebührenfreie Nummer)

USA
2102481441 (lokale Nummer)
8882869736 (gebührenfreie Nummer)

Sie können sich per E-Mail an den Head of Internal Audit wenden: issgi-speakup-all@group.issworld.com.

Alle Anfragen werden vertraulich und in Übereinstimmung mit der Speak Up-Policy behandelt.
 
Head of Group Internal Audit 
ISS World Services A/S Buddingevej 197
DK-2860 Søborg
Dänemark
Telefon: +45 3817 0000 

Alle Anfragen werden vertraulich und in Übereinstimmung mit der Speak Up-Richtlinie
behandelt.
 

Was über das Speak Up-System zu melden ist

Der Speak Up-Kanal dient als sicherer und vertraulicher Kanal für die Meldung von mutmaßlichem Fehlverhalten, möglichen Verstößen gegen Vorschriften oder interne Richtlinien oder von Umständen, die sich nachteilig auf den Ruf, den Betrieb und die Leistung von ISS auswirken könnten und die aufgrund der Art des Anliegens nicht über die normalen Meldewege gemeldet werden können. 

Sie können der Speak Up-Richtlinie entnehmen, ob Ihr Anliegen über das Speak Up-System gemeldet werden sollte.

Die Anliegen können Folgendes betreffen:


• Rechtswidrige Handlungen, z.B. strafbare Handlungen wie Verstöße gegen Geheimhaltungspflichten, Missbrauch von Geldern, Diebstahl, betrügerische Falschdarstellung, Veruntreuung, Betrug und Bestechung

• Finanzbetrug, z.B. Manipulationen in der Buchführung, Nichteinhaltung interner Kontrollverfahren, Veruntreuung von Vermögenswerten oder betrügerische Berichte

• Bestechung oder Korruption, z.B. Interessenkonflikte, Bestechung, Sponsoring, Spenden, Geschenke oder Schmiergeldzahlungen

• Schwerwiegende Verstöße von Führungskräften, die nicht über die lokalen Kanäle gemeldet werden können, ohne dass die Gefahr negativer Auswirkungen besteht

• Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht, z. B. Preisabsprachen, Austausch von preissensiblen Informationen oder Absprachen mit Wettbewerbern

• Ernsthafte Gefährdung von Umwelt, Gesundheit oder Sicherheit, einschließlich der Lebensmittelsicherheit

• Sonstige Vorgänge, die aufgrund von Gesetzen, Verträgen oder Vereinbarungen ein schwerwiegendes unangemessenes Verhalten darstellen, z.B. diskriminierende Praktiken, sexuelle Belästigung, Einsatz von Kinderarbeit oder Menschenrechtsverletzungen

• Verstöße in anderen Bereichen im Sinne der EU-Whistleblower-Richtlinie, z.B. öffentliche Auftragsvergabe, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und -konformität, öffentliche Gesundheit, Datenschutz und Verstöße gegen die Informationssicherheit.

Was Sie nicht über das Speak-Up-System melden sollten

Anliegen in Bezug auf Ihre Beschäftigungsbedingungen oder lokale Arbeitsplatzangelegenheiten wie Konflikte mit Kolleginnen und Kollegen oder der Führungskraft, Disziplinarmaßnahmen, korrekte und rechtzeitige Zahlung von Entgelten und Zusatzleistungen fallen nicht in den Anwendungsbereich dieser Speak Up-Richtlinie. Sie sollten in der Regel Ihrem lokalen Vorgesetzten oder dem lokalen Head of People & Culture gemeldet und vor Ort geklärt werden.

Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, Ihr Anliegen innerhalb der lokalen Meldewege anzusprechen oder die Angelegenheit nicht zufriedenstellend gelöst wird, nutzen Sie bitte das Speak Up-System, um Ihr Anliegen zu melden.

Untersuchungsprozess
Ihr Anliegen, das Sie über das Online-System oder die Hotline an das Speak-Up-System vorbringen, wird von einer externen Anwaltskanzlei geprüft, um bei der Untersuchung Interessenkonflikte auszuschließen, bevor die Meldung an den Head of Group Internal Audit (Leiter der internen Revision der ISS Group) weitergegeben oder an die zuständigen ISS Gremien weitergeleitet wird. 

Der Head of Group Internal Audit (i) nimmt alle Meldungen auf und bestätigt sie innerhalb von sieben Tagen, (ii) prüft die Schwere und Glaubwürdigkeit der Meldung und (iii) legt die geeigneten Maßnahmen fest. Einige Meldungen können ohne Untersuchung gelöst werden. 

Der Head of Group Internal Audit kann Ihre Meldung mit dem ISS Business Integrity Committee oder dem ISS Audit & Risk Committee und allen leitenden Mitgliedern der Geschäftsführung besprechen. Der Head of Group Internal Audit kann auch externe Prüfer, Ermittler und/oder Rechtsberater hinzuziehen, um bei der Untersuchung und Analyse ihrer Ergebnisse Unterstützung zu erhalten.

Falls eine Untersuchung einen Verstoß gegen die ISS Richtlinien und/oder Gesetze und andere Vorschriften ergibt, werden geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen. Soweit rechtlich möglich und je nach den Umständen wird ISS Sie über die geplanten oder ergriffenen Maßnahmen im Anschluss an die Meldung sowie über die Gründe für diese Maßnahmen informieren.

Schutz – keine Repressalien gegen Meldende
Wenn Sie ISS in gutem Glauben ein Anliegen melden, stellen wir sicher, dass Sie aufgrund einer Speak Up-Meldung nicht diskriminiert werden oder Repressalien gegen Sie ergriffen werden.

Nationale Gesetze, die gegebenenfalls einen besseren Schutz für Sie als Ergebnis der Speak Up-Meldung und der Untersuchung bieten, ergänzen diese Richtlinie und haben ihr gegenüber Vorrang. 

Repressalien sind alle direkten oder indirekten Handlungen oder Unterlassungen, die der meldenden Person ungerechtfertigte Nachteile zufügen oder zufügen können. Wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie wegen der Meldung oder Teilnahme an einer Untersuchung Repressalien ergriffen wurden, sollten Sie dies unverzüglich dem Head of Group Internal Audit (siehe Kontaktdaten unten) oder über das Speak Up-System melden. Alle derartigen Meldungen werden ebenfalls vertraulich untersucht.

Alternative Meldemöglichkeiten: Meldung an Behörden
Wenn Sie Ihren Wohnsitz in der EU haben, können Sie Ihr Anliegen statt an ISS auch an den in Ihrem Land verfügbaren externen Meldekanal richten. Der externe Meldekanal wird von einer lokalen Behörde in Ihrem Land verwaltet und ermöglicht eine Meldung ähnlich der internen Meldung an ISS. 

Informationen darüber, welche Behörde den externen Meldekanal verwaltet, finden Sie auf der Website "Verantwortungsvolles Geschäftsverhalten & Speak Up" Ihres Landes. 

Wir empfehlen Ihnen, Ihr Anliegen zuerst an ISS zu melden.

Personenbezogene Daten
Die Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten, die über das Speak Up-System übermittelt werden, erfolgt entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften, darunter der EU-Datenschutzgrundverordnung und des dänischen Datenschutzgesetzes.