DATENSCHUTZ
Wir erheben personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, potenziellen Mitarbeitenden (d. h. Kandidat*innen und Bewerber*innen), Kund*innen, Lieferanten, Vertreter*innen von Kund*innen und Lieferanten, Investor*innen/Anteilseigner*innen, anderen Interessenvertreter*innen und Nutzer*innen unserer Websites. Die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Whistleblower-Systems („Speak Up-System“) wird in Abschnitt 3 dieser Datenschutzerklärung erläutert.
Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erfragen können, sind unter anderem Kontaktdaten (wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse), geschäftsrelevante Informationen, Fotos, Videos und Ausweisdokumente.
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
- Talentmanagement (z. B. um potenzielle Kandidat*innen zu ermitteln, Mitarbeitende zu gewinnen und weiterzubilden usw.)
- Verwaltung (z. B. Mitarbeitendenverwaltung, Pflege von Aktienregistern usw.)
- Kommunikation (z. B. mit Investor*innen/Anteilseigner*innen, aktuellen und potenziellen Kund*innen, anderen Interessenvertreter*innen usw.)
- Verständnis für Kommunikationspräferenzen: (z. B. wenden wir in unserem Ansatz zur Kund*innenbindung eine Methode an, um Einblicke in die Kommunikationspräferenzen zu gewinnen. Durch das Verständnis dieser Präferenzen wollen wir sicherstellen, dass unsere Interaktionen und Antworten so auf unsere Kund*innen und potenziellen Kund*innen zugeschnitten sind, dass sie eine klare, effektive und für beide Seiten vorteilhafte Kommunikation fördern)
- Bereitstellung unserer Services (z. B. Ermöglichung von Transaktionen, Analyse und Optimierung von Betriebsabläufen, Werbung für unsere Angebote, Bearbeitung von Beschwerden, Verwaltung von Vertragsbeziehungen usw.)
- Einkauf von Waren und Dienstleistungen (z. B. für die Ermöglichung von Transaktionen, Marktanalysen, Analyse und Optimierung unserer Lieferkette, die Verwaltung von Vertragsbeziehungen usw.)
- Überwachung der Nutzung unserer Systeme und Websites (z. B. um die sichere und ordnungsgemäße Nutzung zu gewährleisten, die Nutzererfahrung zu analysieren und zu personalisieren usw.)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu den oben genannten Zwecken beruht auf unseren berechtigten Interessen, darunter die Anwerbung, Auswahl und Verwaltung von Mitarbeitenden, die Bereitstellung glaubhafter und relevanter Kommunikation sowie die Entwicklung unseres Geschäfts. Zudem kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um geltende Rechtsvorschriften zu erfüllen. In bestimmten Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten außerdem aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten.
Für den Fall, dass wir nicht in der Lage sind, Sie anhand der von Ihnen angegebenen Daten zu identifizieren, behalten wir uns das Recht vor, Services oder Informationen zurückzuhalten. Sie haben zwar das Recht, uns erfragte Informationen nicht zur Verfügung zu stellen, allerdings beschränkt dies unter Umständen unsere Möglichkeiten, Ihnen weiterzuhelfen oder Ihre Anfragen zu bearbeiten.
Wenn Sie unsere Website besuchen und der Verwendung von Cookies zustimmen, wird auf Ihrem Gerät ein Cookie gespeichert. Dabei handelt es sich um eine kleine Datei im Speicher Ihres Geräts, anhand derer wir erkennen, dass Ihr Gerät auf unsere Website zugegriffen hat. Anhand des Cookies können Sie nicht direkt identifiziert werden. Wenn Sie nicht möchten, dass wir Cookies verwenden, können Sie Ihren Browser so konfigurieren, dass er sie ablehnt. Wenn Sie der Verwendung von Cookies auf unserer Website zustimmen, erheben wir personenbezogene Daten hinsichtlich Ihrer Nutzung unserer Website und verwenden Cookies, um Daten von unserer Website zu erheben. Dies dient unserem berechtigten Interesse, unsere beliebtesten Seiten und die Zeiten des höchsten Nutzeraufkommens zu ermitteln sowie Informationen über IP-Adressen, Websites, die auf unsere Website verweisen, und Anwendungsaktivitäts- und Fehlerprotokolle zu erhalten, mit deren Hilfe wir die Inhalte und die Bedienung unserer Website verbessern können.
ISS nutzt Google Analytics und ähnliche Tools, um Trendinformationen über Nutzerinteraktionen mit unserer Website zu erhalten, zu administrativen Zwecken und um Probleme zu identifizieren und die Website zu verbessern. Google Analytics verwendet Erstanbieter-Cookies, um Interaktionen von Besuchern zu erfassen. Mithilfe dieser Cookies werden Informationen darüber gespeichert, wann die Website aufgerufen wird, ob der Besucher die Website bereits zuvor besucht hat und von welcher Website der Besucher auf die Seite weitergeleitet wurde. Weitere Informationen über Google Analytics und Links zur Datenschutzerklärung von Google und zum Tool zur Deaktivierung von Google Analytics finden Sie unter https://support.google.com/analytics im Abschnitt Schutz und Sicherheit Ihrer Daten.
Ohne Ihre Einwilligung werden auf Ihrem Gerät keine von ISS kontrollierten Cookies gespeichert. Davon ausgenommen sind Cookies, die für die grundlegende Funktionsfähigkeit der Website erforderlich sind. Sie können in der Konfiguration Ihres Browsers die Speicherung von Cookies, für die Ihre Zustimmung benötigt wird, erlauben. Wenn Sie nur Cookies von ISS, nicht aber die Cookies unserer Dienstleister und Partner akzeptieren wollen, können Sie die Einstellung „Cookies von Drittanbietern blockieren“ in Ihrem Browser wählen. Im Allgemeinen werden Sie im Menü des Browsers über die Hilfe-Funktion erfahren, wie Sie neue Cookies ablehnen und bereits gespeicherte Cookies deaktivieren können. Detaillierte Informationen zum Entfernen von Cookies finden Sie hier
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Unsere Website kann Links zu anderen Websites enthalten. Bitte beachten Sie, dass die globale ISS Datenschutzerklärung nicht für externe Websites gilt. Wie Dritte Ihre personenbezogenen Daten handhaben, erfahren Sie direkt von diesen und in deren Datenschutzerklärung.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten zu den in Abschnitt 2 genannten Zwecken an Dritte weitergeben. Zu diesen Dritten zählen unter anderem: Andere Unternehmen, Agenturen, externe Berater, unsere externen Dienstleister und Auftragnehmer (wie zum Beispiel sämtliche E-Mail-Provider, Handelsvertreter oder Supportservices), Behörden wie Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden und Streitbeilegungsstellen (oder jegliche anderen Stellen, denen gegenüber wir gesetzlich oder gerichtlich zu einer Offenlegung verpflichtet wurden) und jegliche natürlichen oder juristischen Personen, an die Daten aufgrund einer Einwilligung Ihrerseits weitergeben werden dürfen.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, unternehmen wir alle angemessenen Schritte, um zu gewährleisten, dass diese Dritten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen und durch Vertraulichkeitsbestimmungen und gesetzliche Vorschriften dazu verpflichtet sind. Die eventuelle Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Das bedeutet, dass eine derartige Datenverarbeitung entsprechenden Datenverarbeitungsvereinbarungen unterliegt, um zu gewährleisten, dass Daten ausschließlich zu den eindeutig festgelegten Zwecken genutzt werden und von uns beauftragte Dritte angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten aufrechterhalten.
Ohne Ihre vorherige schriftliche Einwilligung geben wir Ihre personenbezogenen Daten an keine dritten Organisationen außerhalb des Landes weiter, in dem wir Ihre Daten erhalten haben (wo anwendbar), außer in den folgenden dargelegten Fällen oder sofern wir gesetzlich oder gerichtlich dazu verpflichtet wurden.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der ISS Unternehmensgruppe und an unsere Betriebsstandorte und Auftragnehmer außerhalb der EU/des EWR weitergeben. Eine solche Weitergabe von Daten berührt jedoch nicht unsere Verpflichtung zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung.
Wenn Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR übertragen werden, gewährleistet ISS einen angemessenen Sicherheitsstandard, indem eine Übertragung nur in Länder erfolgt, die über einen von der EU-Kommission bestätigten, adäquaten Sicherheitsstandard verfügen, oder indem zwischen ISS und dem außerhalb der EU/des EWR ansässigen Unternehmen ein entsprechend formulierter Vertrag geschlossen wird.
ISS kann Ihre personenbezogenen Daten nutzen, um Ihnen Informationen über unsere Dienstleistungen und Produkte oder die Dritter zur Verfügung zu stellen, die uns für Sie relevant erscheinen. Mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung können wir Ihre personenbezogenen Daten zu spezifischen Marketingzwecken an diese Dritten weitergeben.
Je nach Art unserer Geschäftsbeziehung möchten wir Sie eventuell als Referenz angeben, um für unser Unternehmen zu werben. In diesem Fall werden wir Sie konkret um Ihre Zustimmung bitten und personenbezogene Daten nur in dem von Ihnen bewilligten Ausmaß offenlegen.
Sie können uns jederzeit auffordern, Sie nicht bezüglich unserer Produkte oder Services zu kontaktieren und davon abzusehen, Ihre Daten zu diesem Zweck an andere weiterzugeben. Dazu können Sie uns kontaktieren oder gegebenenfalls in Werbe-E-Mails auf die Schaltfläche „Abmelden“ klicken.
Wir speichern Ihre Daten in Papierform oder elektronischer Form in Ordnern und Datenbanken. Wir haben gesetzlich vorgeschriebene Schutzmaßnahmen ergriffen, um die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten vor Missbrauch, Eingriff und Verlust sowie Zugriff, Änderung oder Offenlegung durch Unbefugte zu schützen. ISS verwendet verschiedene technische Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören unter anderem eine Reihe von Systemen und Kommunikationssicherheitsmaßnahmen sowie die sichere Verwahrung von Papierdokumenten und die Verschlüsselung von Daten. Darüber hinaus wird der Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten ausschließlich auf den notwendigen Personenkreis beschränkt.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie wir diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigen, und in Übereinstimmung mit den in unserer Unternehmensgruppe geltenden Standards zu Aufbewahrung und Löschung.
Falls Sie eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von ISS sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von bis zu fünf (5) Jahren nach Ende Ihres Arbeitsverhältnisses oder so lange, wie dies geltende Gesetze erfordern
Falls Sie sich für eine Position bewerben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend Ihrer Einwilligung für zukünftige Einstellungszwecke. Im Falle etwaiger Streitigkeiten bezüglich des Einstellungsprozesses können Ihre personenbezogenen Daten bis zu 180 Tage nach Abschluss des Einstellungsprozesses gespeichert werden.
Falls Sie ein Investor oder Anteilseigner sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, solange Sie Investor oder Anteilseigner bleiben und, falls für bestimmte Unternehmensdokumente erforderlich, solange ISS als Unternehmen existiert.
Falls Ihre personenbezogenen Daten Bestandteil von Finanzunterlagen sind, speichern wir diese generell für einen Zeitraum von bis zu fünf (5) Jahren nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Finanzunterlagen beziehen, oder so lange, wie dies geltende Bestimmungen erfordern.
Falls Sie eingewilligt haben, auf elektronischem Wege Direktmarketing zu erhalten, sind wir verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nach Widerruf Ihrer Einwilligung zwei (2) Jahre lang zu speichern, um die Einhaltung geltender Vorschriften zu Spam-Nachrichten zu dokumentieren.
Als Nutzer unserer Website können Sie oben die Speicherfristen von Cookies nachlesen.
Falls Sie ein aktueller oder potenzieller Kunde oder Lieferant sind, speichern wir Ihre personenbezogenen generell für einen Zeitraum von zehn (10) Jahren nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen.
Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um alle personenbezogenen Daten, die gemäß dieser Datenschutzerklärung nicht länger genutzt werden können, zu löschen oder unwiderruflich zu anonymisieren.
Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass Sie Ihre Datenschutzrechte geltend machen können. Sofern durch spezifische Datenschutzgesetze nicht anders festgelegt, haben Sie die folgenden Rechte:
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen und eine Kopie von diesen zu erhalten. Sie haben weiterhin das Recht, Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten berichtigen oder löschen zu lassen. Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, einschließlich der Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken, widersprechen oder von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken. Darüber hinaus können Sie in einigen Fällen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format verlangen und Sie haben das Recht, diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Datenübertragbarkeit). Soweit unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten allein auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass dies keine Auswirkungen auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns vor dem Widerrauf hat.
Fall Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder von Ihren Datenschutzrechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte schriftlich an den Datenschutzverantwortlichen von ISS Deutschland:
- Postanschrift: Datenschutzbeauftragter, ISS Facility Services Holding GmbH, Theodorstr. 178, 40472 Düsseldorf, Deutschland
- E-Mail: dpo@de.issworld.com
Für die Ausübung Ihrer Datenschutzrechte entstehen Ihnen keine Kosten. Allerdings können Ihnen in Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutzgesetz für zusätzliche Kopien Ihrer personenbezogenen Daten Gebühren berechnet werden.
Laden Sie hier die Dateien zur ISS BCR-Policy herunter.
ISS BCR – Anhang 1 (Standard für das Auskunftsrecht der betroffenen Person)
ISS BCR – Anhang 2 (Audit-Standard)
ISS BCR – Anhang 3 (Complaint Handling Procedure)